Was gehört zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten?

Bestimmte Firmen sind gesetzlich dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten einzustellen. Dazu gehören sämtliche Unternehmen, die mindestens 9 Mitarbeiter für die Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen.

Der Datenschutzbeauftragte hat verschiedene Aufgaben zu erfüllen, welche sich aus dem Datenschutzgesetz ableiten lassen. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten näher vorstellen.

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten

Wie die Berufsbezeichnung impliziert, ist der Datenschutzbeauftragte für den Schutz personenbezogener Daten verantwortlich. Inwiefern sich das äußert, kann man seinen Aufgabenfeldern entnehmen. Diese sind im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) festgelegt.

Aufgaben eines Datenschutzbeauftragen Datenschutz

Datenschutzregelungen einhalten

Eine der wichtigsten Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten ist es sicherzustellen, dass das Unternehmen aktuelle Datenschutzregelungen einhält. So können Strafen vorgebeugt werden. Dafür muss er sich mit der aktuellen DSGVO sehr gut auskennen und dementsprechend die Prozesse im Unternehmen überprüfen. Falls nötig, kümmert sich der Datenschutzbeauftragte um notwendige Änderungen, indem er beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Unternehmensrichtlinien entwirft, vorstellt und in Kraft treten lässt.

Datenverarbeitungsprogramme überwachen

Die Überwachung der Datenverarbeitungsprogramme bildet den Schwerpunkt der Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten. Dabei überprüft der Datenschutzbeauftragte alle Programme im Hinblick auf den Datenschutz, damit Verstöße vermieden werden können. Als Unternehmen sollte man den Datenschutzbeauftragten rechtzeitig über die Einführung neuer Programme informieren, damit sich dieser genau damit befassen und seine Stellungnahme bezüglich des Datenschutzes abgeben kann.

Mitarbeiter schulen

Um Datenschutz und Datensicherheit(Link Blogbeitrag) erfolgreich im Unternehmen umzusetzen, müssen die Mitarbeiter für das Thema sensibilisiert und geschult werden.
Das gehört ebenfalls zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten.

Ansprechpartner sein

Die Ansprechpartner-Funktion ist eine der Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten, die oft unterschätzt wird. Wenn im Unternehmen Fragen zum Datenschutz aufkommen, muss eine fachkompetente Beantwortung gewährleistet sein. Andernfalls kann es zu einem Gesetzesverstoß kommen. Außerdem muss der Datenschutzbeauftragte die Geschäftsführung beraten; beispielsweise, wenn ein neues Datenverarbeitungsprogramm angeschafft wird.

Vorabkontrollen durchführen

Für einige Verfahren ist aufgrund der gesetzlichen Bestimmungen eine Vorabkontrolle nötig.
Die Verfahren sollen in diesem Zuge auf Risiken und Gefahren für die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen untersucht werden. Zu den Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten gehört es, diese Kontrollen durchzuführen.

Verfahrensverzeichnis führen

Im Verfahrensverzeichnis werden Art und Umfang der Datenverarbeitung im Unternehmen dokumentiert. Eine weitere der diversen Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten ist es, die relevanten Informationen zusammenzutragen und das Verzeichnis fortlaufend zu pflegen und zu aktualisieren.

Welche Anforderungen muss ein Datenschutzbeauftragter erfüllen?

Ein Datenschutzbeauftragter sollte Fachkenntnisse in den Bereichen Recht, BWL, EDV/IT besitzen und sich mit dem Unternehmen auskennen, für das er arbeitet. Es ist wichtig, dass der Datenschutzbeauftragte neben den rechtlichen Kenntnissen auch Kenntnis über die technische Umsetzung des Datenschutzes besitzt.

Darüber hinaus sollte man für die Aufgaben eines
Datenschutzbeauftragten folgende Eigenschaften mitbringen:

• – Durchsetzungsfähigkeit
• – Zuverlässigkeit
• – Unparteilichkeit
• – Verschwiegenheit
• – Uneigennützigkeit
• – Kommunikationsfähigkeit

Der Datenschutzbeauftragte verpflichtet sich zudem auf das Datengeheimnis. Als Beschäftigter im Bereich des Datenschutzes darf er keine personenbezogenen Daten nach außen hin preisgeben – die essentielle Basis für die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten.

Darf jeder Mitarbeiter Datenschutzbeauftragter werden?

Nein. Der Datenschutzbeauftragte muss eine unternehmensexterne Person sein. Laut Bundesdatenschutzgesetz sind Mitarbeiter von dieser Aufgabe ausgeschlossen, da sie in einen Interessenskonflikt geraten oder die Stelle eine Gefahr der Selbstkontrolle darstellen könnte. Dies gilt für sämtliche firmeninternen Personen wie beispielsweise Geschäftsführer, Personalchef, Prokuristen, Administratoren, IT-Leiter, Anwälte des Unternehmens oder die Angestellten. Diese könnten kritische Verfahren im Zweifel, und der Firma zu Liebe, durchwinken.

Vorsicht: auch zertifizierte externe Datenschutzbeauftragte können aufgrund von Interessenkonflikten und der Gefahr der Selbstkontrolle ausgeschlossen sein. Trotz Qualifikationen ist dann eine Einstellung verboten. Informieren Sie sich genau, bevor Sie einen Beauftragten für den Datenschutz einstellen.

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten – Fazit

Die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten umfassen im Wesentlichen Maßnahmen für Datenschutz und Datensicherheit. Datenschutzbeauftragte kümmern sich darum, dass Richtlinien eingehalten werden und alle Systeme reibungslos laufen. Dafür muss der Datenschutzbeauftragte frühestmöglich in die Systeme eingewiesen und auch über Programmänderungen informiert werden. Der Datenschutzbeauftragte muss stets eine unternehmensexterne Person sein, damit er in keinen Interessenskonflikt gerät. Die Basis für die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten stellt die strikte Einhaltung des Datengeheimnisses dar.

Wir hoffen, dass wir Ihnen im Zuge dieses Beitrages einen guten Überblick über die Aufgaben eines Datenschutzbeauftragten geben konnten. Weitere interessante Beiträge rund um IT finden Sie in unserem Blog.

Copyright Hinweis: © stock.adobe.com: sdecoret